Bloeddruk verhogend
Binnen elke onderneming verhoogt het woord ‘urenverantwoording’ de bloeddruk van menig werknemer en werkgever. De discussies met betrekking tot het onderwerp ‘urenverantwoording’ lijken nooit een einde te vinden. De vaak principiële standpunten komen doorgaans uit twee totaal verschillende richtingen, namelijk: ‘is het überhaupt noodzakelijk en/of levert het iets op?’ en ‘op welke wijze gaan we dit doen/ondersteunen?’. Medewerkers, leidinggevenden, bestuurders en/of ondernemingsraden voeren vaak een loopgravenoorlog over dit onderwerp.

Waarom zo’n weerstand?
Stel je eens voor dat iemand anders weet wat jij zo de hele dag doet? Je zou toch zomaar kunnen denken: …en rechtvaardigt dat dan de ontvangen beloning? …waarom heb je dit nu gedaan, je hebt toch andere prioriteiten? …waarom zo weinig productieve uren? …waarom zoveel tijd besteden aan ‘algemene zaken’? …zie je wel, ik ben productiever! …wie heeft inzage in mijn verantwoording? …wat wordt met de gegevens gedaan?…etc.

Meten is weten, maar waarom zou je het willen weten?
Nou, bijvoorbeeld vanwege: kostprijs berekeningen, doorbelasting van diensten, facturatie van uren, verantwoording doorlooptijden bij projecten, nacalculatie berekeningen, regie-orders, efficiëntie berekeningen, benchmarking, speciale beloningsystemen, verlofuren, etc. Een goede urenregistratie maakt vaak het verschil! Zeker in een tijd waar de concurrentie moordend is, is inzage in de kosten van cruciaal en soms zelfs strategisch belang (wie doet wat, waarom en hoe lang)! Een goede urenregistratie levert veel meer op dan alleen maar inzicht…..!

Over het algemeen geldt dat naar mate meer zelfstandigheid gevraagd wordt, de noodzaak van urenverantwoording toe zal nemen.

Uiteraard zijn er ook business modellen waar een urenverantwoording niet direct noodzakelijk is en het nauwelijks iets toevoegt.

Hoe de weerstand tegen urenregistratie verkleinen/wegnemen?
Het onderwerp ‘urenverantwoording’ kent vele aandachtspunten. Toch zijn maar 6 punten echt belangrijk die in de praktijk steeds weer boven water komen.

.     1 Eenvoud
Veel ergernis ontstaat vanwege de keuze en/of de werking van het ‘systeem’, tegenwoordig meestal een softwarepakket. De urenverantwoording moet via een licht administratieve handeling op eenvoudige en intuïtieve wijze gedaan kunnen worden. Zodra het registreren een belastende en complexe taak wordt, gaat het vaak mis. De zogenaamde workflow voor het boeken van uren moet eenvoudig, logisch en efficiënt zijn.

.     2 Alle werkzaamheden kunnen registreren
Niets is zo vervelend als een tool waarbij je steeds tegen eigenaardigheden aanloopt, zoals bijvoorbeeld het niet kunnen vinden van gegevens waarop/waarmee je wilt boeken. Verder is het van belang dat je ook ‘kleine’ werkzaamheden tussendoor kunt registreren. Deze kleine interrupties zijn uiteindelijk samen toch behoorlijke tijdvreters en kunnen erg verstorend werken; inzage is dus belangrijk.

.     3 Klikken in plaats van invoeren
Zodra medewerkers ‘verhalen’ moeten intypen wordt het al snel een enorme belasting. Verhalen zoals ‘omschrijving van het werk’ moeten vermeden worden. In plaats daarvan moet eenvoudig geklikt kunnen worden op het soort werk (bv. ‘reistijd’, ‘stukken lezen’, ‘administratie’, ‘engineering’, etc.). Het soort (en het aantal soorten) werk kan natuurlijk per business enorm verschillen; belangrijk is, dat het goed en doordacht wordt vastgelegd. Het motto is hier, even snel wat klikken is aantrekkelijker dan steeds weer in een administratie modus geduwd worden.

.     4 Overal beschikbaar
Zorg ervoor dat medewerkers altijd en overal hun urenverantwoording kunnen doen (mobiel). Niets is zo vervelend om zaken te moeten onthouden. Door ‘het nieuwe werken’ wordt er sowieso al een beroep gedaan op ‘altijd en overal’.

.     5 Continue verbeteren
Vanwege het feit dat een urenverantwoording veelvuldig en dagelijks wordt gebruikt is het van groot belang om continue na te denken over ‘hoe kunnen we het proces verbeteren?’. Elke verbetering zal motiverend werken; en daar gaat het ten slotte om. Een urenverantwoording moet door de medewerkers met plezier en toewijding gebruikt worden.

.     6 Last but not least: communicatie
Goede communicatie is altijd belangrijk, maar bij de invoering van urenverantwoording is dit van cruciaal belang. Medewerkers dienen het nut en de noodzaak (dus het waarom) goed te begrijpen en er 100% achter te staan. Een niet naar waarheid ingevulde urenverantwoording leidt tot verkeerde conclusies en verkeerde berekeningen. Daar heeft niemand iets aan en is schadelijk voor de onderneming (en hierdoor voor alle medewerkers….).

Welke systemen zijn beschikbaar?
Bij kleinere ondernemingen worden vaak (nog steeds) zelf ontwikkelde Excel-sheets of applicaties gebruikt. Ook zijn er inmiddels meer dan honderd aanbieders van online web-based diensten voor urenregistratie (vaak in combinatie met facturatie). Bij de grotere bedrijven worden steeds vaker zogenaamde ERP systemen (Enterprise Resource Planning) ingezet; deze hebben vaak ook een module ‘urenregistratie’ actief.

Ook is er een trend zichtbaar dat MS-Outlook deze taak (urenverantwoording) in toekomstige versies gaat/kan overnemen en ook de (configureerbare) output kan leveren voor andere systemen, bv een ERP of financieel systeem.

■ Frank Beckers.