OPL tool

Project Description

Behoefte in het MKB
In veel bedrijven is de MT (management team) informatievoorziening via meerdere software pakketten geregeld, waarbij de informatie uit de financiële administratie vaak het best op orde is. Toch kan er op de vragen “wat is de omzet t/m deze maand en hoe ziet een gefundeerde voorspelling voor de rest van het jaar eruit?” vaak niet 1-2-3 beantwoord worden. Om deze vragen te beantwoorden moet informatie uit verschillende systemen en/of afdelingen komen; vaak een heel gedoe. En de uitkomst is dan doorgaans discutabel.
Om het management toch een goed, volledig en betrouwbaar beeld te geven heeft PROINT een tool ontwikkeld. Deze tool levert een volledig overzicht op 1 A4.

De OPL tool
OPL staat voor ‘Orders, Prospects & Leads’ (Opdrachten, Aanbiedingen en Kansen). De tool is ontwikkeld in MS-Excel; hier is bewust voor gekozen omdat tegenwoordig alle medewerkers in een bedrijf wel met MS-Excel (enigszins) om kunnen gaan.
De tool heeft de volgende eigenschappen en/of kenmerken.

>> De tool verzamelt per maand de volgende elementen:
* de gefactureerde zaken (omzet) t/m de rapportage maand;
* de stand van het onderhanden werk (vanaf de rapportage maand);
* de eventueel bekende uitbreidingen op het onderhanden werk (nog niet officieel geboekt);
* de openstaande offertes en
* een inschatting van de markt (eventuele omzet kansen).

>> Bij de opgave van deze elementen wordt met behulp van één van de volgende aanduidingen de kwaliteit/zekerheid (per element) aangegeven:
* veilig (100% zeker);
* hoog (kans 70-100%);
* gemiddeld (kans 40-70%) of
* laag (kans 0-40%).

>> Het overzichtsblad (cockpit-chart) van de tool laat een volledige forecast zien van het lopende jaar (inclusief een eventuele overloop naar het jaar daarop) waarbij de bovengenoemde elementen duidelijk in grafieken en cijfers zichtbaar worden. Daarnaast is er inzicht in de zogenaamde kwaliteit van de elementen (in de daadwerkelijke forecast worden alleen de elementen met waardering ‘save’ en ‘high’ opgenomen). Ook wordt er inzicht gegeven in de kwaliteit van de totale, theoretisch mogelijke, omzet.

>> De OPL tool kan volledig autonoom ingezet worden. Koppeling met andere ‘systemen’ is niet noodzakelijk.

>> De vijf verschillende soorten gegevens kunnen elk op een separaat werkblad eenvoudig en overzichtelijk worden ingevuld.

Algemeen
Het gebruik van de tool heeft de afgelopen 2 jaar veel positieve feedback en wijzigingsvoorstellen opgeleverd. Deze worden indien mogelijk in de tool verwerkt en komen dan voor alle gebruikers ter beschikking.