Innoveren en core-business zijn veelal sleutelwoorden in crisistijden. Vaak wordt daarbij de procesoptimalisatie als een secundair belang gezien. Toch blijkt steeds weer dat een kritische blik veel oplevert, namelijk efficiëntie, effectiviteit en kostenbesparing.

Het begint allemaal met het in kaart brengen van de processtappen op hoofdlijnen (mainflow) van de zogenaamde core-business. Het is verstandig om deze activiteit samen met een deskundige externe partner te doen (geen binding met het bedrijf, onafhankelijk en neutraal). Alleen de mainflow al zal een schat aan informatie opleveren. Alle zaken rondom elke processtap kunnen onder de loep genomen worden.
Hierbij komen onder andere aan de orde:
* wat moet er in het proces gebeuren (en waarom);
* welke resources, ICT en materialen zijn noodzakelijk;
* welke bijdrage levert het proces aan de core-business;
* wat zijn de risico’s bij dit proces;
* welke normen en wetgeving hebben invloed op dit proces;
* welke (omgevings-)factoren kunnen het proces beïnvloeden;
* wat zijn de kosten en opbrengsten bij dit proces;
* hoe kan het proces gemeten en gecontroleerd worden;
* welke rapportagegegevens komen uit dit proces;
* zijn er belangrijke KPI’s voor dit proces te definiëren en
* is er een optimale aansluiting tussen het voorgaande en het opvolgende proces.

Zie ook figuur 1.

Doorgaans levert het in kaart brengen van de mainflow al zoveel informatie op dat er direct verbeterpunten geïdentificeerd kunnen worden. De ervaring leert dat alleen al deze analyse en de daaruit voortvloeiende en doorgevoerde verbetering meer dan 15% kostenbesparing oplevert. Daarnaast zal, na verbetering, de mainflow efficiënter en effectiever zijn.

Naast de mainflow kunnen ook de bijbehorende subflows in kaart gebracht worden. De procedure is dezelfde. Main- en subflows samen geven uitgebreide en diepgaande informatie over de organisatie (wie, wat, waar, waarom en alle bedrijfseconomische aspecten bij de procesflow). (insert image).

Daarnaast levert het in kaart brengen van de processen bij een productiebedrijf ook de noodzakelijke ingrediënten op voor een strategische kostprijscalculatie voor de afzonderlijke producten.

U kunt PROINT inschakelen voor het (samen met u) opstellen van de workflow(s) en voor advisering met betrekking tot het verbeteren van de procesflow(s) en processen. ■ Frank Beckers 2012