Noodzakelijke documenten voor je (toekomstig) bedrijf
Het opstellen van contracten/overeenkomsten en speciale documenten horen nu eenmaal bij het verantwoord ondernemen. Ook een startup krijgt hier al direct mee te maken. Zodra iemand een idee heeft om een business te starten en hier met anderen inhoudelijk over wil praten, komt vaak het eerste juridische document al om de hoek kijken, namelijk een zogenaamde geheimhoudingsovereenkomst.
In het onderstaande overzicht zijn een aantal veel voorkomende juridisch getinte documenten opgesomd. Zie het als een eerste checklist, geschikt voor elke (MKB-)ondernemer.

Geheimhouding
Een geheimhoudingsverklaring/overeenkomst regelt dat er geen (als confidentieel aangemerkte) gegevens in vreemde handen mogen vallen of aan/met derden kenbaar gemaakt/gedeeld mogen worden. Bij een samenwerking tussen partijen geldt dit vaak over en weer. De documenten komen in verschillende vormen voor, zoals een:

• geheimhoudingsverklaring, -overeenkomst
• non disclosure agreement (NDA)

Algemene Voorwaarden
De Algemene Voorwaarden hebben een beschermende taak. De vaak eenzijdig opgestelde voorwaarden bevatten zaken die gaan over betalingen, levertermijnen en -voorwaarden, schade/boete regels, garantiebepalingen, algemene geheimhouding etc. Bij een meningsverschil tussen het bedrijf en een leverancier/klant blijkt dat deze voorwaarden van cruciaal belang kunnen zijn. De volgende varianten komen voor:

• algemene voorwaarden (AV)
• algemene inkoopvoorwaarden
• algemene verkoopvoorwaarden
• algemene leveringsvoorwaarden

AVG
Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming op 25-05-2018 is het van belang om een aantal zaken goed gedocumenteerd te hebben. De volgende documenten zijn in dit kader zeker van belang, een:

• privacyverklaring
• verwerkersovereenkomst(en)
• volledig en up-to-date AVG-Dossier

Zaken doen
Bij het zaken doen is er bij de meeste bedrijven sprake van een workflow waarbij op bepaalde momenten een officieel document noodzakelijk is, bijvoorbeeld een:

• aanbieding/offerte
• opdrachtbevestiging
• factuur
• bestelling (bv. inkoop materialen)
• pak-/leveringsbon
• aanmanings-/sommatie brief
• opleveringsdocument
• ingebrekestelling
• service level agreement (SLA)

Alle bovenstaande zakelijke documenten moeten voldoen aan specifieke, soms wettelijk bepaalde, eisen en richtlijnen. Daarnaast zijn er in deze documenten vaak beschermende clausules en andere ‘best practice’ zaken opgenomen.

Bij grotere opdrachten wordt er vaak een in-/verkoop contract gesloten. Dit vraagt meestal om een speciaal voor dit doel opgestelde oplossing die gepaard gaat met o.a. een onderhandelingsfase. Bij dit soort opdrachten komen documenten voor zoals een:

• memorandum of understanding (MOU)
• intentie verklaring
• project- / dienstverlenings- / samenwerkingsovereenkomst

Organisatie
Zodra een bedrijf personeel aanneemt, komen natuurlijk direct de volgende documenten om de hoek kijken, zoals een:

• arbeidsovereenkomst (vast dienstverband of tijdelijke aanstelling)
• non-concurrentie en/of relatie beding
• beoordelingssysteem en -formulier
• bonusregeling
• studieregeling

En natuurlijk het op de juiste wijze actualiseren en documenteren van allerlei feiten en gebeurtenissen die geordend in het personeelsdossier gearchiveerd/beheerd moeten worden.

En wat er nog zo bij kan komen
Naast de gangbare documenten zijn er natuurlijk altijd, afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van de business, andere noodzakelijk juridisch getinte documenten, zoals een:

• licentie overeenkomst
• IP (Intellectual Property) regelingen/overeenkomsten
• distributie contract
• royalty agreement
• franchise contract
• agentuur overeenkomst of agenten contract

Startende ondernemers doen er goed aan om voor de oprichting/start van hun business een aantal van bovengenoemde documenten op te (laten) stellen. Sommige van deze documenten hebben naast het belangrijke inhoudelijke deel ook een raakvlak met de huisstijl van de (nieuwe) onderneming.

Indien u vragen heeft kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Klik hier.

■

September 2018, Frank Beckers.