Waarom hebben veel managers moeite om in een spreekbeurt van circa 3 minuten “de essentiële zaken” van hun onderneming te benoemen, zodat de toehoorders een duidelijk beeld van deze onderneming krijgen? Welke informatie is essentieel voor de bedrijfsleiding om voortdurend op het netvlies te houden, zodat de geplande koers aangehouden wordt? En over welke onderwerpen spreken we?

In de boekenkast van de doorsnee manager staan hoogstwaarschijnlijk meer dan 20 boeken over deze materie. Voor het aankomende jaar liggen de plannen klaar. Een financieel plan, een marketingplan, een salesplan, een ICT plan, een HRM plan, et cetera. Op elkaar gestapeld wordt vaak een trotse 40 cm papier met gedetailleerde informatie gemeten.

Hoe houden we de belangrijkste zaken in het vizier? De praktijk leert dat de managers die de informatie reduceren tot het meest essentiële, het succesvolst zijn. Zij blijven daardoor “aan de bal” en verliezen de doelen niet uit ogen.

Er zijn vele manieren om zelf vast te stellen wat nu echt belangrijk is. Onderstaand volgt onze aanpak.

Essentieel zijn de volgende zaken:
a) een duidelijk beknopt opgeschreven “mission statement”;
b) de belangrijkste normen en waarden van de onderneming;
c) een SWOT analyse over de onderneming op hoofdlijnen;
d) duidelijk omschreven gestelde doelen (concreet) en
e) een taken/actiepuntenlijst met streefdata en verantwoordelijke.

En dat alles op één A4; zie de onderstaande figuur. (insert image).
Het opstellen van dit A4 lijkt een peulenschilletje. In de praktijk blijkt het toch het nodige werk en (zeer zinvolle) discussies binnen de ondernemingen op te leveren.

PROINT kan u als onafhankelijke buitenstaander met veel kennis en ervaring begeleiden bij het opstellen van deze informatie. Bovendien kunnen wij meetinstrumenten definiëren en leveren om te controleren of de gestelde doelen bereikt worden. ■ Frank Beckers 2010.