(Serie: “Kort en krachtig, niet altijd waar, wel vaak…”)

Projecten moeten geleid worden door operationele managers (daar start ik in dit artikel geen discussie over…)! De gemiddelde operationele projectmanager heeft doorgaans een haat / liefde verhouding met de financial (project-)controller. De liefde komt altijd voort uit het feit dat de projectmanager niet zonder de diverse (financiële) rapportages zijn project kan beheersen. De haat wordt doorgaans veroorzaakt door het feit dat veel financial controllers niet alleen keurig de projectgegevens aanleveren en/of presenteren maar ook ongevraagd, op de meest vreemde tijdstippen en plaatsen, goedbedoelde operationele projectadviezen en aanbevelingen geven. Daarbij weet toch iedereen dat projecten en politiek beide met een “p” beginnen? Zolang de gevraagde projectinformatie op het juiste moment op de juiste plaats wordt afgeleverd is er verder geen reden tot bezorgdheid.

Maar wat gebeurt er indien de gevraagde gegevens niet op tijd, of erger, onvolledig, of nog erger foutief worden aangeleverd!
Helaas gebeurt dat in veel organisaties bij projecten maar al te vaak! Vaak met rampzalige (financiële) gevolgen. Reden: ….. nee, het heeft niets met de financial controller als persoon te maken maar altijd met de systemen die voor het projectmanagement worden ingezet!
Zodra het project negatief wordt afgesloten -de ezel heeft zich kennelijk aan deze “systeemsteen” gestoten- volgt natuurlijk onderzoek. De conclusies van dergelijke onderzoeken zijn telkens gelijk. De problemen worden meestal veroorzaakt door één van de volgende twee punten: het door het bedrijf gehanteerde systeem is van oorsprong niet geschikt voor projectmanagement of de organisatie gebruikt het systeem op een andere wijze dan door de fabrikant bedoeld wordt.

Het merkwaardige is dat in veel organisaties de ezel zich aan deze steen blijft stoten (“over and over again”) en wel om de volgende reden: de invoering van een nieuw systeem wordt gezien als te complex (kost te veel tijd en geld).
Een mager alternatief zou een aanpassing van de organisatie zijn, zodat het systeem wellicht beter gebruikt zou kunnen worden, maar dit wordt bijna overal gezien als een synoniem voor “vloeken in de kerk”.
En tenslotte, het niet meer uitvoeren van projecten –wat in dit geval een logische conclusie zou moeten zijn- wordt resoluut van de hand gewezen.

Wat rest er dan nog? Niets toch?
Jammer genoeg denken veel organisaties nog een andere variant te kennen: ze gaan op zoek naar (over-)moedige projectmanagers en wisselen van tijd tot tijd de financial controller uit, gebruiken telkens geldreserves om de missers te financieren en hopen (en bidden) dat bij het volgende project de steen spontaan verdwenen is! ■ Frank Beckers 2007